Krok szesnasty: inne klauzule

Klauzule dotyczące języka

W przypadku klauzul dotyczących języka, w którym ma być zredagowana umowa należy sięgnąć do ustawy z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim (Dz.U. Nr 90, poz. 999 z pózn. zm.). Zgodnie z art. 8 tej ustawy, jeśli stroną umowy, której wykonanie ma nastąpić na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, jest podmiot polski, umowę sporządza się w języku polskim. Jeśli umowa taka ma wersje obcojęzyczne, to podstawą wykładni będzie wersja obcojęzyczna. Jeśli strony umowy wybrały jako podstawę wykładni wersję obcojęzyczną, a zawiera ona postanowienia, których nie ma w polskiej wersji lub są sprzeczne z polską wersją, to należy rozważyć, czy nie doszło do naruszenia obowiązku sporządzenia umowy w języku polskim. Dokonany wybór wersji oficjalnej nie zwalnia stron od obowiązku sporządzenia kompletnej umowy w języku polskim.

W takim przypadku stosuje się przepisy tak, jakby umowa była zawarta na piśmie w zakresie wynikającym z polskiej wersji językowej, czyli nie jest dopuszczalny dowód ze świadków ani dowód z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności w zakresie postanowień, których treść jest dwuznaczna lub odmienna w każdej z wersji umowy. Dowód ten będzie dopuszczalny, jeśli:

• zgodzą się na to obie strony umowy;

• sąd dopuści go jeśli ze względu na szczególne okoliczności sprawy uzna to za konieczne, przy czym termin „szczególne okoliczności” rozumie się tu bardzo wąsko;

• żąda tego najemca, który jest konsumentem, w sporze prowadzonym z wynajmującym będącym przedsiębiorcą; przy lokalach użytkowych rzadziej się zdarza, żeby najemca był konsumentem, ale nie jest to wykluczone, np. w przypadku najmu garaży; tak samo wynajmujący nie zawsze musi być przedsiębiorcą;

• fakt zawarcia w umowie postanowień o określonej treści będzie uprawdopodobniony za pomocą pisma (art. 74 § 2 k.c.); podkreślić należy, że umowa w wersji obcojęzycznej nie jest uznawana za takie uprawdopodobnienie (art. 8 ust. 3 ustawy o języku polskim).

Klauzule dotyczące egzemplarzy i odpisów

Samo sformułowanie, że strony zawarły umowę najmu w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, ma jedynie znaczenie informacyjne. Należy je uzupełnić postanowieniami dotyczącymi zasad wydawania ewentualnych potwierdzonych kopii. Każda ze stron umowy najmu może mieć interes w tym, by uzyskać taki odpis potwierdzony przez drugą stronę, choćby po to, by dołączyć go do jakiejś dokumentacji. Oczywiście każda ze stron może także zwrócić się o taki odpis do notariusza.

Klauzule dotyczące formy umowy najmu

Umowa najmu lokalu użytkowego nie wymaga określonej formy dla swojej ważności. Jednakże istnieją w kodeksie cywilnym przypadki zastrzeżenia określonej formy dla umowy najmu ad eventum, czyli dla wywołania określonych skutków prawnych. Artykuł 660 k.c. zastrzega formę pisemną dla umowy najmu nieruchomości lub pomieszczenia zawartej na czas dłuższy niż rok. W razie niezachowania tej formy poczytuje się umowę za zawartą na czas nieokreślony.

Innym przepisem zastrzegającym określoną formę do wywołania pewnych skutków prawnych jest art. 678 § 2 k.c. Zawarcie umowy najmu w formie pisemnej z datą pewną ma taki skutek, że nabywca rzeczy najętej nie będzie mógł umowy najmu wypowiedzieć przed upływem terminu, na jaki została zawarta, jeżeli dodatkowo przedmiot najmu został najemcy już wydany. Jeśli umowa była zawarta na czas nieokreślony, nabywca będzie mógł ją wypowiedzieć na takich samych zasadach jak zbywca – w każdym czasie przy zachowaniu terminów wypowiedzenia lub bez zachowania tych terminów, jeśli wypowiedzenie następuje z powodów wskazanych w przepisach kodeksu cywilnego, w których przewiduje się tę możliwość bez zachowania terminów wypowiedzenia.

Kontrahenci powinni jednak spisywać umowę, gdyż w ten sposób łatwiej, w razie sporu, ustalić jej rzeczywistą treść. Podkreślić należy, że umowa najmu powinna zostać sporządzona w formie pisemnej także ze względów podatkowych, w celu wykazania jej treści, w tym zwłaszcza wysokości czynszu lub wartości świadczeń niepieniężnych stanowiących czynsz.

Klauzule dotyczące kosztów zawarcia umowy

Strony winny określić wyraźnie w umowie kto, najemca czy wynajmujący ponosi koszty związane z zawarciem umowy najmu lokalu użytkowego.

Zgodnie z ustawą z dnia 9 września 2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych (Dz.U. z 2007 r. Nr 68, poz. 450 z pózn.zm.) umowy najmu, niezależnie od tego, czy chodzi o najem lokali mieszkalnych, czy też użytkowych, nie podlegają obowiązkowi uiszczenia podatku od czynności cywilnoprawnych. Nie ma więc obowiązku rejestrowania zawieranych umów najmu w urzędzie skarbowym.

Klauzule dotyczące kary umownej

Obowiązek zapłaty kary umownej nie wynika z ustawy, może być jedynie zastrzeżony w umowie. Kara umowna nie może być zastrzeżona na wypadek niewykonania świadczenia pieniężnego, np. wielokrotne opóźnienie z płaceniem czynszu nie mogą być obwarowane taką sankcją. Sankcja ta może być skutecznie zastrzeżona jedynie przy świadczeniach niepieniężnych. Ponadto, jeśli strony chcą mieć możliwość dochodzenia odszkodowania za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania ponad kwotę kary umownej, muszą to zastrzec w umowie, w przeciwnym razie nie będą mogły dochodzić żadnego uzupełniania odszkodowania, nawet jeśli szkoda przekroczy kwotę kary umownej. Zaletą kary umownej – z punktu widzenia uprawnionego - jest to, że zobowiązany do jej zapłaty nie może żądać wykazania powstania szkody ani jej wysokości przez uprawnionego. Jednakże jeśli zobowiązanie zostało wykonane w znacznej części, może dojść do tzw. miarkowania kary umownej, czyli z uzasadnionych przyczyn może ona być zmniejszona. Kara umowna może być także zmniejszona, jeśli została zastrzeżona w takiej wysokości, że można ją uznać za rażąco wygórowaną.

Strony mogą albo zastrzec obowiązek zapłaty kary umownej w każdej klauzuli dotyczącej tych obowiązków, których niewykonanie powoduje konieczność zapłaty kary umownej, albo też dodać do umowy osobną klauzulę z katalogiem obowiązków obwarowanych tą sankcją. Jeśli sposoby oznaczania wysokości kar umownych dla poszczególnych obowiązków są niejednolite, lepiej zastosować tę pierwszą wersję. Jednakże zastosowanie różnych wersji określenia kar umownych spowoduje, że najemca odniesie wrażenie, jakby umową najmu była „najeżona” sankcjami i na pewno nie wpłynie to korzystnie na negocjacje stron. Dlatego wynajmujący, aby ułatwić negocjacje, powinien raczej zdecydować się na ujednolicenie sposobu oznaczania kar umownych i umieszczenie ich w jednej klauzuli. Najemca zaś powinien zwrócić szczególną uwagę na taką klauzulę i zbadać, które jego obowiązki i które obowiązki wynajmującego są obwarowane sankcją kary umownej i na jakich zasadach.