Krok pierwszy: strony umowy

W jakiej formie zawrzeć umowę

Teoretycznie do najmu dojść może nawet w formie ustnej. W praktyce gospodarczej jednak stronom na ogół zależy, ażeby ich prawa i obowiązki znalazły jakiś wyraz „na papierze”. Zwłaszcza, że zgodnie z art. 660 k.c. umowa najmu nieruchomości lub pomieszczenia na czas dłuższy niż rok powinna być zawarta na piśmie. Powinni o tym pamiętać szczególnie ci, którzy chcieliby zajmować lokal przez okres co prawda dłuższy niż roczny, ale jednak z góry określony. W razie niezachowania formy pisemnej umowę poczytuje się bowiem za zawartą na czas nieoznaczony. Umowę taką – będzie można wypowiedzieć.

Sprawdź, czy  strony umowy są prawidłowo oznaczone

Na pozór to nic trudnego. W praktyce jednak się okazuje, że nie zawsze tak jest. Jeden drobny błąd wynajmujący może potraktować jako pretekst do rozwiązania umowy. Zdarza się, że na tym tle dochodzi do sporów. Najwięcej problemów mają firmy z określeniem właściwej reprezentacji. Przy spółkach prawa handlowego należy dostarczyć odpis z Krajowego Rejestru Sądowego, a w przypadku prowadzącego działalność gospodarczą – zaświadczenie o wpisie do ewidencji.

Ponadto należy określić datę i miejsce zawarcia umowy oraz jej strony: wynajmującego i najemcę. Zazwyczaj przynajmniej jedną ze stron takiej umowy jest przedsiębiorca. Podajemy jego nazwę (firmę), siedzibę, numer, pod jakim figuruje w rejestrze przedsiębiorców i kto prowadzi ten rejestr - gdy stroną jest np. spółka handlowa. Jeśli przedsiębiorcą jest spółka z o.o., akcyjna lub komandytowo-akcyjna, podajemy również wysokość kapitału zakładowego i NIP. Należy też podać  osoby reprezentujące przedsiębiorcę i przywołać podstawę reprezentacji (np. pełnomocnictwo, umowa spółki), a także wskazać tytuł prawny wynajmującego do lokalu. Gdy stroną jest osoba fizyczna, podajemy: imię i nazwisko, adres, numer dowodu tożsamości.

Zarówno najemca jak i wynajmujący  nie muszą zawierać umowy najmu osobiście, gdyż istnieje możliwość umocowania do dokonania tej czynności prawnej pełnomocnika.