Zespół ds. Obsługi Kierownictwa – VIII

Do zadań realizowanych w zespole należy:

1. obsługa sekretariatów Ministra, sekretarzy stanu, podsekretarzy stanu, Szefa Gabinetu Politycznego Ministra oraz dyrektora generalnego;
2. gromadzenie i przechowywanie, zgodnie z obowiązującymi przepisami, aktów normatywnych i innych dokumentów niezbędnych Ministrowi, sekretarzom stanu, podsekretarzom stanu, Szefowi Gabinetu Politycznego Ministra oraz dyrektorowi generalnemu;
3. organizowanie dnia pracy Ministra, sekretarzy stanu, podsekretarzy stanu, Szefa Gabinetu Politycznego Ministra oraz dyrektora generalnego, w tym prowadzenie spraw związanych z przyjmowaniem gości;
4. przyjmowanie i rejestrowanie korespondencji adresowanej do Ministra, sekretarzy stanu, podsekretarzy stanu, Szefa Gabinetu Politycznego Ministra oraz dyrektora generalnego;
5. współudział w organizowaniu wyjazdów służbowych Ministra, sekretarzy stanu, podsekretarzy stanu, Szefa Gabinetu Politycznego Ministra oraz dyrektora generalnego;
6. maszynopisanie zlecane przez Ministra, sekretarzy stanu, podsekretarzy stanu, Szefa Gabinetu Politycznego Ministra oraz dyrektora generalnego.
7. przyjmowanie korespondencji kierowanej do dyrektora Sekretariatu lub jego zastępców i przedstawianie jej adresatom;
8. prowadzenie rejestru korespondencji wchodzącej i wychodzącej;
9. gromadzenie niezbędnych informacji o instytucjach i firmach, z którymi Sekretariat pozostaje w kontakcie;
10. kierowanie interesantów do właściwych merytorycznie pracowników oraz udzielanie im wyczerpujących informacji, co do czasu i trybu załatwiania spraw;
11. dokonywanie połączeń telefonicznych, przyjmowanie telefaksów i poczty elektronicznej;
12. prowadzenie terminarza spotkań dyrektora i zastępców dyrektora;
13. prowadzenie spraw związanych z organizacją pracy Sekretariatu, w tym przygotowywanie projektów regulaminu wewnętrznego Sekretariatu;
14. współpraca z Biurem Dyrektora Generalnego w zakresie prowadzonych spraw kadrowych i szkoleniowych Sekretariatu, w szczególności opracowywanie i aktualizowanie opisów stanowisk pracy i przygotowywanie ogłoszeń o wolnych stanowiskach pracy;
15. koordynowanie prac związanych z planowaniem i wykorzystaniem środków budżetowych na zadania realizowane przez Sekretariat;
16. przygotowywanie i aktualizacja informacji do umieszczenia na stronie internetowej Ministerstwa;
17. aktualizowanie danych w elektronicznej książce telefonicznej Sekretariatu;
18. koordynowanie prac związanych z oceną ryzyka dla zadań realizowanych przez Sekretariat;
19. załatwianie rutynowych spraw, w tym powielanie, redagowanie standardowych pism i maszynopisanie tekstów zleconych przez dyrektora lub zastępców dyrektora, zaopatrywanie Sekretariatu w niezbędne materiały biurowe oraz wykonywanie innych prac zleconych przez dyrektora lub jego zastępców.