Przyjmowanie i weryfikowanie wniosków, przygotowywanie decyzji i umów o dofinansowanie kosztów realizacji oraz rozliczeń przedsięwzięć promocyjnych

Dofinansowanie do branżowych projektów promocyjnych

Celem tego programu jest promocja produktów i grup towarowych o wysokim potencjale eksportowym.
Uczestnikiem projektu może być grupa co najmniej 4 przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w ramach tej samej lub kilku pokrewnych branż lub grup towarowych.
Pomoc może być udzielona pod warunkiem złożenia wniosku o dofinansowanie, na co najmniej 45 dni przed dniem rozpoczęcia realizacji projektu, jak również nie później niż do dnia 31 października danego roku kalendarzowego.

Dofinansowanie może być udzielane w formie dotacji na pokrycie części kosztów realizacji branżowego projektu promocyjnego, mającego na celu promocję produktów i usług lub nawiązanie kontaktów handlowych, realizowanego w ciągu roku kalendarzowego i obejmującego co najmniej dwie formy działań promocyjnych, do których należy zaliczyć:

• pokazy,
• degustacje,
• wystawy,
• prezentacje,
• demonstracje,
• spotkania branżowe,

które odbywają się za granicą, a także:

• szkolenia i warsztaty lub
• badania rynku zagranicznego.

Jednym z warunków uzyskania wsparcia jest wspólny udział przedsiębiorców reprezentujących tą samą lub pokrewne branże, w co najmniej dwóch formach działań promocyjnych stanowiących logiczną całość.

Każdy projekt powinien mieć Koordynatora, czyli osobę odpowiedzialną za realizację projektu. Koordynatorem projektu może być jeden z przedsiębiorców biorących udział w projekcie, lub też inny podmiot przez niego wskazany. 
Na Koordynatorze projektu ciąży obowiązek zorganizowania działań promocyjnych, takich jak pokazy, degustacje, wystawy, prezentacje, demonstracje, spotkania branżowe, szkolenia, warsztaty, badania rynku zagranicznego. Należy pamiętać, iż udział w dodatkowych imprezach towarzyszących wystawom, zaplanowanych przez organizatora targów i otwartych dla wszystkich ich uczestników, nie jest akceptowany jako dodatkowa forma promocji.

Każde działanie promocyjne winno być przygotowywane oddzielnie przez Koordynatora projektu, np. pokaz prezentowanych towarów zorganizowany niezależnie od stoiska targowego, oddzielnie przygotowane spotkania branżowe z kontrahentami w specjalnie wynajętych salach konferencyjnych, w których biorą udział wszyscy uczestnicy projektu, degustacja zorganizowana oddzielnie od normalnych próbek prezentowanych na stoisku targowym, czy pokaz mody zorganizowany jako dodatkowa akcja promocyjna przez grupę firm.

Udział w branżowym projekcie promocyjnym jest wystąpieniem grupowym, dlatego działania promocyjne przewidziane przez Koordynatora we wniosku o dofinansowanie powinny obejmować wszystkich jego uczestników. Projekt nie przewiduje finansowania działań indywidualnych podejmowanych przez przedsiębiorców biorących udział w targach.

Na podstawie złożonego przez wnioskodawcę wniosku o dofinansowanie dokonywana jest ocena w oparciu o następujące kryteria:

• wybór promowanej branży lub grupy towarowej,
• dostosowanie formy działań promocyjnych do specyfiki branży i promowanych produktów,
• zamierzone efekty realizacji projektu,
• wybór miejsca realizacji projektu i jego odbiorców,
• ilość firm uczestniczących w projekcie,
• zaangażowanie partnerów zagranicznych w realizację projektu,
• niezbędność uzyskania pomocy dla realizacji projektu,
• zagwarantowanie wykonalności finansowej projektu,
• doświadczenie i zaplecze organizacyjne podmiotów zaangażowanych w realizację projektu.

Do wniosku należy dołączyć pisemną opinię właściwego Wydziału Promocji Handlu i Inwestycji Ambasady lub Konsulatu Rzeczypospolitej Polskiej, a w przypadku gdy w Ambasadzie lub Konsulacie nie został utworzony Wydział Promocji Handlu i Inwestycji, właściwego Wydziału Ekonomicznego Ambasady lub Konsulatu.

Należy pamiętać, iż nie wszystkie wydatki związane z realizacją projektu branżowego mogą zostać uznane za koszty kwalifikowane.
Do grupy kosztów kwalifikujących się do objęcia pomocą należy zaliczyć koszty:

• transportu eksponatów, ich ubezpieczenia, odprawy celnej i spedycji,
• wynajmu powierzchni wystawienniczej lub sal,
• zabudowy powierzchni, montażu, scenografii,
• obsługi technicznej,
• przygotowania i wydruku zaproszeń materiałów informacyjnych i reklamowych,
• przejazdu i zakwaterowania jednego przedstawiciela przedsiębiorcy uczestniczącego w projekcie,
• przeprowadzenia badania rynku zagranicznego.

Po zakończeniu realizacji projektu należy złożyć Sprawozdanie merytoryczne i rozliczenie finansowe z realizacji branżowego projektu promocyjnego wraz z poświadczonymi za zgodność z oryginałem kopiami dokumentów księgowych (faktur, rachunków) oraz dokumentami potwierdzającymi uregulowanie należnych zobowiązań.
 
Maksymalna kwota dofinansowania określona dla jednego projektu wynosi 50 000 PLN, przy czym, poszczególni przedsiębiorcy uczestniczący w projekcie mogą otrzymać refundację 50% poniesionych i udokumentowanych kosztów kwalifikujących się do objęcia pomocą, jednak nie więcej niż 8000 PLN.  

Komunikat z dnia 2 lutego 2009r. w sprawie zamknięcia naboru wniosków o dofinansowanie w ramach branżowych projektów promocyjnych
(zobacz więcej)

W ramach Regionalnych Programów Operacyjnych zaplanowane są działania wspierające udział przedsiębiorców w targach i wystawach.
Informacje na temat możliwości wsparcia udziału przedsiębiorców w imprezach targowo-wystawienniczych za granicą, w ramach Regionalnych Programów Operacyjnych, lata 2007-2013 znajdują się na stronie Portalu Promocji Eksportu.
(zobacz więcej)

Dofinansowanie do kosztów uzyskania certyfikatów eksportowych

Wsparcie udzielane jest w formie dotacji na pokrycie części kosztów związanych z uzyskaniem przez przedsiębiorcę certyfikatu wyrobu wymaganego na rynkach zagranicznych.

Dofinansowanie musi być bezpośrednio związane z uzyskaniem certyfikatu wyrobu lub przedłużaniem ważności certyfikatów, świadectw i atestów wyrobu wymaganych w obrocie towarami na rynkach zagranicznych, z wyłączeniem certyfikatów, świadectw i atestów zgodności z normami Jednolitego Rynku Europejskiego i innych wymaganych w obrocie na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Beneficjentem pomocy może być wyłącznie mikro, mały lub średni przedsiębiorca wykonujący działalność gospodarczą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (zgodnie z wytycznymi rozporządzenia KE (WE) nr 364/2004 z dnia 25 lutego 2004 r. zmieniającego rozporządzenie Komisji (WE) nr 70/2001 i rozszerzającego jego zakres w celu włączenia pomocy dla badań i rozwoju – Dz. Urz. UE L 63 z 28.02.2004). Wnioskodawcy powinni złożyć stosowne wnioski o uzyskanie dofinansowania przed uzyskaniem certyfikatu, jednakże nie później, niż do dnia 31 października danego roku kalendarzowego.

Do wydatków kwalifikujących się do objęcia pomocą należy zaliczyć koszty poniesione w roku kalendarzowym, w którym przedsiębiorca złożył wniosek o dofinansowanie, a mianowicie są to koszty:

• niezbędnych usług doradczych,
• przygotowania i tłumaczenia dokumentacji technicznej,
• transportu i ubezpieczenia próbek wyrobu i dokumentacji technicznej, wysłanych do badań certyfikacyjnych,
• przeprowadzenia badań certyfikacyjnych,
• wystawienia i wydania certyfikatu wyrobu.

Po zakończeniu realizacji projektu należy złożyć Rozliczenie kosztów uzyskania certyfikatu wraz z poświadczonymi za zgodność z oryginałem kopiami dokumentów księgowych (faktur, rachunków) oraz dokumentami potwierdzającymi uregulowanie należnych zobowiązań.

Wielkość pomocy nie może przekroczyć 50% kosztów netto kwalifikujących się do objęcia pomocą, przy czym należy mieć na uwadze, że roczny limit pomocy, jaka może być udzielona jednemu przedsiębiorcy wynosi
50 000 PLN.

Dofinansowanie do kosztów organizacji przedsięwzięć promocyjnych

Celem programu jest udzielanie wsparcia w formie dotacji dla przedsiębiorców na pokrycie części kosztów związanych z organizacją seminariów, konferencji, zbiorowych pokazów oraz prezentacji wyrobów przemysłu obronnego.
W ramach programu wsparte mogą być są głównie przedsięwzięcia o charakterze zbiorowym. Wyjątek stanowią jedynie te podmioty, które promują eksport przemysłu obronnego ze względu na jego specyfikę. O uzyskanie pomocy mogą się jedynie ubiegać przedsiębiorstwa wykonujące działalność gospodarczą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
Wniosek o dofinansowanie przedsięwzięcia należy złożyć w terminie nie krótszym niż 45 dni przed rozpoczęciem realizacji projektu oraz nie później niż do dnia 31 października danego roku kalendarzowego.
Ocena przedsięwzięcia promocyjnego odnosi się do następujących aspektów:

• proeksportowego i zbiorowego charakteru przedsięwzięcia promocyjnego,
• rodzaju przedsięwzięcia promocyjnego z uwzględnieniem programu, uczestników lub współorganizatorów,
• zamierzonych efektów realizacji przedsięwzięcia promocyjnego,
• zasięgu przedsięwzięcia promocyjnego (krajowy, międzynarodowy),
• źródła finansowania przedsięwzięcia promocyjnego,
• niezbędności uzyskania pomocy dla realizacji przedsięwzięcia promocyjnego,
• doświadczenia organizatorów.

Do kosztów kwalifikujących się do objęcia pomocą zalicza się koszty wynajęcia sali, nagłośnienia, obsługi technicznej, druku materiałów informacyjnych, tłumaczenia oraz inne koszty wynikające ze specyfiki realizowanego przedsięwzięcia promocyjnego.

Pomoc może być udzielona, jeżeli wielkość pomocy, liczona łącznie z inną pomocą publiczną na to samo przedsięwzięcie promocyjne, nie przekroczy 50% kosztów netto kwalifikujących się do objęcia pomocą. Poniesione koszty należy udokumentować poświadczonymi za zgodność z oryginałem kopiami faktur lub rachunków oraz dokumentów potwierdzających dokonanie płatności.

Dofinansowanie do publikacji wydawnictw i materiałów promocyjnych

Celem programu jest pokrycie części kosztów przedsięwzięć wydawniczych promujących eksport lub sprzedaż na Jednolitym Rynku Europejskim.

W ramach programu dofinansowywane są koszty wydawania katalogów, informatorów (branżowych i regionalnych), folderów, obcojęzycznych wersji czasopism, publikacji książkowych oraz materiałów promocyjnych i informacyjnych na nośnikach elektronicznych.

Pomoc może być udzielana jako dotacja dla przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, niemniej jednak nie może ona  dotyczyć publikacji materiałów reklamowych indywidualnego przedsiębiorcy.
Wniosek o dofinansowanie przedsięwzięcia należy złożyć w terminie nie krótszym niż 45 dni przed rozpoczęciem realizacji przedsięwzięcia wydawniczego oraz nie później niż do dnia 31 października danego roku kalendarzowego.
Poniesione w ramach projektu koszty należy udokumentować poświadczonymi za zgodność z oryginałem kopiami faktur lub rachunków oraz dokumentów potwierdzających dokonanie płatności.

Wielkość pomocy, liczona łącznie z inną pomocą publiczną przeznaczoną na to samo przedsięwzięcie wydawnicze nie może przekroczyć 50% kosztów netto kwalifikujących się do objęcia pomocą.

Ocena projektu jest dokonywana w oparciu o następujące kryteria:

• proeksportowy i zbiorowy charakter wydawnictwa,
• zawartość merytoryczna,
• przeznaczenie, sposób dystrybucji,
• nakład,
• wersje językowe, w szczególności liczbę wersji, wybrane języki,
• przydatność w działalności promocyjnej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw gospodarki oraz polskich placówek za granicą,
• budżet przedsięwzięcia wydawniczego, źródła jego finansowania,
• niezbędność uzyskania pomocy dla realizacji przedsięwzięcia wydawniczego.

Do kosztów kwalifikujących się do objęcia pomocą zalicza się koszty zakupu papieru, druku, składu, łamania i naświetlania, tłoczenia płyt i oprawy.