Najczęściej popełniane błędy przy aplikacji o zezwolenia

Najczęściej popełniane błędy przy aplikacji o zezwolenia

Departament Kontroli Eksportu MG - zgodnie z procedurami ISO – dokonuje cyklicznie analiz wniosków o wydanie zezwoleń na obrót z zagranicą towarami o znaczeniu strategicznym, składanych przez przedsiębiorców oraz najczęściej popełnianych błędów.

Aktualnie najczęściej popełnianymi błędami są:

• dołączanie do wniosków oświadczeń końcowego użytkownika, które są niezgodne z wymogami ustawowymi, w szczególności nie zawierają treści wymaganej przez organ kontroli obrotu lub nie są potwierdzane przez właściwe władze kraju importera i końcowego przeznaczenia;
• zamiast sposobu wykorzystania towaru przez końcowego użytkownika podawana jest jedynie nazwa towaru;
• niepełny lub nieprawidłowy numer kontrolny towaru
• brak tłumaczeń dokumentów obcojęzycznych na język polski sporządzonych przez tłumacza przysięgłego.

Na podstawie przeprowadzonej analizy DKE ocenia, iż w porównaniu z poprzednimi okresami objętymi analizą, liczba wniosków zwróconych do uzupełnienia jest zdecydowania mniejsza, lecz nadal znacząca.  

Jest to jedna z przyczyn, która ma wpływ na podjęcie przez DKE ostatecznej decyzji o rozpoczęciu wydawania zezwoleń globalnych.

Dlatego też zachęcamy Państwa do systematycznego korzystania ze strony internetowej Departamentu, gdzie przedstawiane są wszystkie procedury związane z uzyskaniem zezwolenia na obrót oraz najnowsze zmiany i wymagania z tym związane.

***
 

Informacja o najczęściej popełnianych błędach przy wypełnianiu i kompletowaniu wniosków kierowanych do DKE MG
2005-11-08


Zamieszczamy wykaz najczęściej powtarzających się błędów i usterek, jakie występują w nadsyłanych do DKE wnioskach o zezwolenie na obrót z zagranicą towarami, technologiami i usługami o znaczeniu strategicznym. Wykaz sporządzono na podstawie analizy wniosków zwróconych korespondencyjnie w celu ich poprawienia i uzupełnienia.

1. Wnioski o wydanie zezwoleń indywidualnych na eksport, tranzyt oraz wykonywanie usługi pomocy technicznej i pośrednictwa najczęściej zawierają niżej wymienione błędy:

• Nieprawidłowa nazwa i kod urzędu celnego;
• Brak wskazanego producenta towaru;
• Błędy przy określaniu rodzaju transakcji (np. przy wnioskach o wydanie certyfikatu importowego lub poświadczenia oświadczenia końcowego użytkownika często zaznaczane jest również pole „import”);
• Zamiast sposobu wykorzystania towarów przez końcowego użytkownika, podawana jest jedynie nazwa towaru;
• Zbyt odległe terminy planowanej transakcji;
• Nieprawidłowe bądź nieaktualne wzory wniosków;
• Niepełny numer kontrolny towaru lub numer z poprzednio obowiązującej listy kontrolnej;
• Brak określenia waluty, w której dokonywana jest transakcja;
• Dołączanie do wniosku oświadczenia końcowego użytkownika, nie spełniającego wymogów ustawowych lub o innej treści niż wymagana przez organ kontroli obrotu;
• Brak kopii certyfikatu WSK i koncesji MSWiA (art. 9 ust. 4 pkt. 2 i 4 ustawy);
• W przypadku wniosków o wydanie certyfikatu importowego – brak oświadczenia o którym mowa w art. 22 ust. 8 ustawy;
• Brak żądania właściwych władz kraju zagranicznego eksportera wydania certyfikatu importowego lub potwierdzenia oświadczenia końcowego użytkownika;
• Brak tłumaczeń dokumentów obcojęzycznych sporządzonych przez tłumacza przysięgłego.

Część wniosków zostało zwróconych, ponieważ obrót wskazanymi w nich towarami, nie wymagał uzyskania zezwolenia indywidualnego (transfer wewnątrzunijny lub import uzbrojenia).

2. Wnioski o wydanie zezwoleń indywidualnych na świadczenie usługi spedycji są wypełniane przez spedytorów prawidłowo i zawierają wymagane dokumenty. Odsetek błędów i usterek jest tu znikomy.

W opinii DKE przyczynami dużej liczby nieprawidłowych wniosków (14% złożonych wniosków) oraz ogromnej liczby interwencji, konsultacji i wyjaśnień telefonicznych (w stosunku do 60% złożonych wniosków) są przede wszystkim:

• Brak znajomości bądź niedostateczne zrozumienie przepisów prawnych w zakresie kontroli obrotu z zagranicą towarami o znaczeniu strategicznym;
• Złe nawyki czy przyzwyczajenia pracowników rutynowo stosujących zasady wynikające z poprzednio obowiązujących przepisów i praktyki;
• Brak dostatecznej reakcji ze strony kierownictwa i pełnomocników, na uwagi zwracane przez pracowników administracji w sprawach błędnie wypełnionych wniosków;
• Niedostateczna liczba szkoleń prowadzonych w przedsiębiorstwach przez pełnomocników ds. kontroli obrotu;
• Brak ze strony pełnomocników realizacji działań korygujących i zapobiegawczych w przypadku otrzymania korespondencji z DKE ze zwróconym wnioskiem – skutkiem tego jest powtarzanie tych samych błędów;
• Pomijanie pełnomocników przez przedsiębiorców i praktyczne wyłączenie ich z procesu funkcjonowania SZJ i WSK w przedsiębiorstwie, poprzez traktowanie ich roli i funkcji jako jedynie wymaganej przepisami formalności;
• Nieuważne sprawdzanie wniosków pod względem merytorycznym i formalnym przed ich wysłaniem.

Często zdarza się powielanie tych samych błędów przez tych samych przedsiębiorców, pomimo wielokrotnego konsultowania i wyjaśniania na drodze telefonicznej wątpliwości dotyczących tego samego wniosku. Skutkuje wydłużeniem czasu licencjonowania, ponieważ zatrzymanie, wyjaśnianie, bądź zwracanie wniosku już na etapie jego weryfikacji, uniemożliwia skierowanie go do opiniowania i wydania odpowiedniej decyzji administracyjnej.

Pragnąc wyjść naprzeciw oczekiwaniom przedsiębiorców przewidujemy możliwości zorganizowania stosownego szkolenia, rozszerzenia dotychczasowego programu szkolenia i przeznaczenie na te zagadnienia większej liczby godzin, zmianę sposobu prezentacji itp.

W tym zakresie liczymy na Państwa propozycje.