Zgodnie z rozporządzeniem RM z 7.12.2015 r. w sprawie utworzenia Ministerstwa Rozwoju oraz zniesienia Ministerstwa Gospodarki zadania Ministerstwa Gospodarki zostały rozdzielone pomiędzy Ministerstwo Rozwoju i Ministerstwo Energii. Dotychczasowa strona MG przekształcona została w serwis Ministerstwa Energii. × zamknij
Przejdź do treści

Obowiązki przy realizacji projektu

Podpisanie umowy o dofinansowanie

Po otrzymaniu oficjalnej informacji o przyznaniu wsparcia na realizację projektu w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko, zostanie podpisana umowa o dofinansowanie projektu, sporządzona na wzorze przygotowanym przez Instytucję Zarządzającą. Zgodnie z informacją zawartą w piśmie beneficjent zobowiązany będzie do przygotowania dokumentów i dostarczenia ich w podanym terminie celem dopełnienia niezbędnych formalności.  Wykaz dokumentów może się różnić, w zależności od tego, jaki projekt będzie realizowany oraz jakiego rodzaju podmiot jest reprezentowany. Wymaganą bazę w większości przypadków stanowią:

  1. dokumenty rejestrowe przedsiębiorstwa (w tym aktualny wyciąg z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub odpis Krajowego Rejestru Sądowego; zaświadczenie o nadaniu NIP i REGON),
  2. kopia umowy o prowadzenie rachunku bankowego,
  3. aktualne zaświadczenia o niezaleganiu z należnościami publicznymi (np. składkami ZUS, podatkami),
  4. dokumenty potwierdzające ustanowienie zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy (np. weksel, gwarancja bankowa, poręczenie).

W umowie o dofinansowanie znajdziesz wszelkie zapisy dotyczące zobowiązań i uprawnień, jak również budżetu projektu oraz harmonogramu realizacji projektu. Wszelkie zmiany w umowie wymagają pisemnej akceptacji instytucji, która udzieliła wsparcia i z którą podpisałeś umowę o dofinansowanie.

System SL2014

Umowa o dofinansowanie zawarta w ramach POIiŚ 2014-2020 upoważnia beneficjenta do korzystania z aplikacji Centralnego Systemu teleinformatycznego SL2014. Aplikacja umożliwia wsparcie bieżącego procesu zarzadzania, monitorowanie i ocenę programów oraz rozliczanie projektów.

Więcej na temat instrukcji korzystania z aplikacji Centralny system teleinformatyczny SL2014

Kwalifikowalność wydatków

Na etapie sporządzania wniosku o dotację należy korzystać z katalogu tzw. kosztów kwalifikowanych, w którym wyszczególnione są wydatki podlegające dofinansowaniu.  Należy pamiętać, że wydatki niezwiązane z projektem i podane w katalogu kosztów kwalifikowanych nie podlegają dofinansowaniu. Pozostałe koszty ponosi się ze środków własnych.

O kwalifikowalności wydatku decyduje nie tylko zgodność z katalogiem kosztów kwalifikowanych. Na etapie wstępnym – oceny wniosku – weryfikowane jest również:

  • czy wydatek jest zgodny z programem operacyjnym,
  • czy wydatek jest niezbędny do realizacji projektu,
  • czy wydatek jest efektywny.

Pozytywna ocena wniosku i przyznanie dofinansowania na realizację projektu nie oznacza, że wszystkie wydatki, które są przedstawione do refundacji będą kwalifikować się do współfinansowania. W trakcie realizacji projektu dodatkowemu sprawdzeniu podlega:

  • czy wydatek został rzeczywiście poniesiony,
  • czy wydatek był przewidziany we wniosku stanowiącym załącznik do umowy o dofinansowanie,
  • czy wydatek był poniesiony zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa wspólnotowego oraz prawa krajowego,
  • zasadność poniesienia danego wydatku dla realizacji projektu,
  • efektywność poniesionego wydatku,
  • sposób udokumentowania wydatków.

Dofinansowanie projektu oznacza korzystanie z pieniędzy publicznych. Dlatego też, dofinansowanie jest równe z zobowiązaniem związanym z ponoszeniem wszystkich wydatków, z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji, efektywności, jawności i przejrzystości a także dołożeniem wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów, również w przypadku wyboru wykonawców usług i dostawców towarów. Oznacza to, że podmioty zobowiązane ustawowo do stosowania prawa zamówień publicznych, dokonują wyboru dostawców zgodnie z tymi przepisami. W przypadku prywatnego przedsiębiorcy lub reprezentanta innego podmiotu, który nie jest zobowiązany do stosowania na co dzień prawa zamówień publicznych, należy wprowadzić pewne zmiany w sposobie dokonywania zakupów.

Zasady dokonywania zakupów przez beneficjentów nie zobowiązanych ustawowo do stosowania prawa zamówień publicznych są szczegółowo zapisane w sekcji 6.5.3 Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Infrastruktura i Środowisko na lata 2014-2020.

Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko na lata 2014-2020

Od dnia 1 stycznia 2016 r. beneficjenci Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko zobowiązani do stosowania zasady konkurencyjności mają obowiązek publikacji zapytań ofertowych w Bazie Konkurencyjności Funduszy Europejskich. Baza Konkurencyjności Funduszy Europejskich jest dostępna pod następującymi adresami:

bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl

www.konkurencyjnosc.gov.pl

Kontrola projektu

Każdy projekt finansowany z funduszy europejskich jest poddawany kontroli, która stanowi ważny element podczas realizacji projektu, jak również po jego zakończeniu, poprzedzając ostateczne rozliczenie.

Wyszczególnione poniżej kontrole są prowadzone przez instytucję, z którą podpisano umowę o dofinansowanie i mogą występować na każdym etapie realizacji projektu:

1. Weryfikacja wniosków o płatność – składane wnioski o płatność są sprawdzane pod kątem formalnym i rachunkowym, z uwzględnieniem, czy wydatki ujęte w tym wniosku do refundacji lub rozliczenia są wydatkami kwalifikowalnymi;

2. Kontrola w miejscu jego realizacji lub w twojej siedzibie – może być prowadzona w trakcie realizacji projektu, na jego zakończenie lub po jego zakończeniu; kontroli podlegać będzie dokumentacja i zakres rzeczowy realizowanego projektu;

3. Kontrola na zakończenie – polega na sprawdzeniu całej obowiązującej dokumentacji związanej z realizacją projektu, jej kompletność oraz zgodność z procedurami, jak również zakres czynności może też obejmować kontrolę w miejscu realizacji projektu;

4. Kontrola trwałości – prowadzona po zakończeniu realizacji projektu – przede wszystkim sprawdzeniu podlega, czy nie zaszły w projekcie niedozwolone modyfikacje; może być rozszerzona o kontrolę innych elementów np. osiągnięcia i utrzymania wskaźników.

W sytuacji gdy beneficjent realizuje więcej niż jeden projekt (na przykład w różnych programach) lub realizował projekty w latach 2007-2013 będą prowadzone również kontrole krzyżowe polegające na sprawdzaniu czy w ramach kilku projektów nie były finansowane te same wydatki. Kontrola ta jest prowadzona głównie na podstawie danych zgromadzonych w systemach informatycznych bez udziału beneficjenta. W wyjątkowych sytuacjach kontrole mogą zostać przeprowadzone w miejscu realizacji projektów lub w siedzibie beneficjenta.  Dodatkowo, projekt może zostać poddany innym kontrolom lub audytom – realizowanym bezpośrednio przez Komisję Europejską, Europejski Trybunał Obrachunkowy, Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, Instytucję Audytową, Urzędy Kontroli Skarbowej lub Najwyższą Izbę Kontroli.

Zakończenie kontroli / audytu dokonuje się na podstawie sporządzonej informacji pokontrolnej lub raportu z audytu. W przypadku wykrytych uchybień, beneficjent otrzymuje zalecenia pokontrolne z terminem ich wypełnienia. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości przez kontrolujących, następstwem może być konieczność zwrotu części lub całości dofinansowania.

Zasady przeprowadzania kontroli, ich rodzaje, obszary objęte kontrolą, minimalny jej zakres, uprawnione do kontroli instytucje oraz prawa i obowiązki podmiotu kontrolującego i kontrolowanego określają wydane przez Instytucję Zarządzającą (Ministerstwo Rozwoju) Wytyczne w zakresie kontroli dla Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2014 – 2020.

Sprawozdawczość, rozliczenie projektu i dokumentacja

Realizacja projektu związana jest również z sprawozdawczością z postępu realizacji projektu. Sprawozdania z realizacji projektu są przekazywane do instytucji, z którą została podpisana umowa o dofinansowanie projekt. Sprawozdania z postępu w realizacji projektu przekazywane są we wniosku o płatność, który jest składany do instytucji, z która podpisana została umowa o dofinansowanie projektu, zazwyczaj raz na 3 miesiące (termin składania wniosku o płatność podany jest w umowie o dofinansowanie projektu). Wnioski o płatność należy przygotowywać na specjalnym formularzu i przekazywane są jedynie w formie elektronicznej. We wniosku o płatność podawane są informacje na temat podejmowanych w ramach projektu działaniach, poniesionych w projekcie wydatków, postępów z realizacji projektach (zgodnie z zaplanowanymi założeniami wskazanymi we wniosku o dofinansowanie). Poza tym we wniosku o płatność przedstawione są działania, które będę realizowane w okresie następnych trzech miesięcy. Jeżeli wniosek o płatność będzie wymagał korekty lub uzupełnienia, instytucja, z którą została podpisana umowa, zwróci się z prośbą o korektę lub uzupełnienie.

Należy pamiętać, że wniosek o płatność jest dokumentem na podstawie, którego zostanie wypłacona kolejna transza zaliczki czy refundacja. Dofinansowanie może być cofnięte, jeżeli okaże się że realizujesz projekt niezgodnie z założeniami, o których pisałeś we wniosku lub nie osiągnąłeś zamierzonego celu. Całość lub część dofinansowania będziesz też musiał zwrócić jeżeli nie dochowasz obowiązujących Cię procedur związanych na przykład z wyborem dostawców lub usługodawców.

Wniosek o płatność jest sporządzany i wysyłany do instytucji w formie elektronicznej za pomocą platformy Centralnego systemie teleinformatycznym (CST).

Wniosek o płatność składany jest w przypadku gdy występuje się o przekazanie kolejnej transzy zaliczki, refundacji poniesionych już kosztów, rozliczenia zaliczki oraz w przypadku gdy beneficjent jest jednostką sektora finansów publicznych, a środki na realizację projektu zostały ujęte w budżecie jednostki.

W przypadku występowania o zaliczkę należy podać kwotę planowanych wydatków w okresie poprzedzającym złożenie kolejnego wniosku. Wartość zaliczki nie może przekroczyć wartości wskazanej w umowie o dofinansowanie.

Jeżeli wniosek służy rozliczeniu poniesionych już kosztów w części finansowej należy do wniosku o płatność dołączyć zestawienie wydatków oraz kopie dokumentów księgowych potwierdzających poniesienie wydatków w ramach projektu.  

Przez cały czas trwania projektu należy zachowywać pełną dokumentację projektową, która niezbędna jest do przedłożenia we wniosku o płatność bądź podczas kontroli instytucji, z którą została podpisana umowa o dofinansowanie. Niezbędne są wszelkie dokumenty potwierdzające nabycie i instalację środków trwałych, budowę obiektów, czy skorzystanie z usług przewidzianych w projekcie. Wymagane są przede wszystkim faktury i potwierdzenia przelewów, ale również protokoły przekazania towarów, odbioru zleconych prac, czy wykonania usług. W przypadku gdy zatrudnia się pracownika/pracowników w firmie,– niezależnie od tego, czy ich wynagrodzenie podlegało dofinansowaniu – należy dysponować pełną dokumentacją potwierdzającą przeprowadzenie obiektywnego procesu rekrutacji, zawarcie umów oraz wywiązywanie się ze zobowiązań wobec zatrudnionych, ZUS i skarbu państwa.

Każdy dokument księgowy powinien być oznakowany w sposób przypisujący go jednoznacznie do konkretnego projektu – np. pieczątką zawierającą taką informację.

Należy pamiętać, że wszystkie dokumenty projektowe powinny być księgowane w sposób umożliwiający ich szybką identyfikację. Odrębna ewidencja księgowa wymaga wprowadzenie jednolitego oznakowania dofinansowanych pozycji bądź ujmowanie ich na specjalnie w tym celu utworzonych kontach.

Wszystkie płatności w projekcie muszą się odbywać za pośrednictwem konta bankowego wskazanego w umowie o dofinansowanie.

Więcej informacji:

Zalecenia w zakresie wzoru wniosku o płatność beneficjenta pomocy technicznej w ramach Programu Infrastruktura i Środowisko 2014-2020

Zasady promocji i oznakowania

Obywatele Unii Europejskiej mają prawo do informacji, w jaki sposób są wykorzystywane środki z unijnego budżetu. Dlatego każdy beneficjent ma obowiązek informować o dofinansowaniu swojego projektu, przy okazji wszystkich podejmowanych działań informacyjnych i promocyjnych zgodnych z celem projektu, jego charakterem i skalą.

Realizacja projektu wiąże się z obowiązkiem:

1. informowania oraz korzystania z różnych form promocji projektu

Obowiązki informacyjne, jak również możliwości promocji finansowanego projektu można znaleźć w Podręczniku wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji.

2. znakowania dokumentów

Dokumenty związane z projektem, przeznaczone do publikacji takich jak: dokumentacja przetargowa, ogłoszenia, raporty, publikacje, materiały do prasy etc. oraz dokumenty i materiały przeznaczone dla uczestników projektów, np. certyfikaty, materiały informacyjne, programy szkoleń, warsztatów, list obecności należy oznaczać znakiem Funduszy Europejskich (właściwy dla danego programu) oraz znak Unii Europejskiej (właściwy dla danego Funduszu). Wzory logotypów dostosowane do Programu można znaleźć w Karcie Wizualizacji Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2014-2020.

3. znakowania miejsca realizacji współfinansowanego przedsięwzięcia

Miejsce realizacji projektu powinno być oznaczone plakatem informacyjnym a w przypadku projektów dofinansowanych na ponad 500 tys. euro tablicą informacyjną w trakcie realizowania projektu, a po jego zakończeniu tablicą pamiątkową. Wzory, wygląd i określany zakres tablic znajdują się w Karcie Wizualizacji Programu Infrastruktura i Środowisko.

4. zamieszczania na stronie internetowej informacji o projekcie

W przypadku gdy beneficjent posiada własną stronę internetową, w momencie wejścia na stronę www powinny być widoczne znaki Unii Europejskiej i Funduszy Europejskich oraz krótki opis projektu.

Obowiązki w zakresie informacji i promocji znaleźć można w Poradniku Beneficjenta oraz w Księdze Identyfikacji Wizualnej znaku marki Fundusze Europejskie i znaków programów polityki spójności na lata 2014-2020.

Trwałość projektu

Okres trwałości projektu liczymy od dnia przekazania beneficjentowi płatności końcowej na rzecz projektu. Trwałość projektu zostanie zachowana jeżeli w okresie 5 lat od zakończenia realizacji projektu, projekt ten nie zostanie poddany znaczącym modyfikacjom. Okres trwałości projektu dla mikro, małych i średnich przedsiębiorstw wynosi 3 lata.

W okresie trwałości projektu niedopuszczalne jest:

1.      zaprzestanie działalności produkcyjnej lub przeniesienie jej poza obszar wsparcia programu,

2.      dokonywanie zmian własności elementu współfinansowanej infrastruktury, która daje przedsiębiorstwu lub podmiotowi nienależne korzyści,

3.      dokonywanie zmian wpływających na charakter projektu, jego celów lub warunków realizacji, które mogłyby doprowadzić do naruszenia jego pierwotnych założeń.

W przypadku inwestycji w infrastrukturę lub inwestycji produkcyjnych, przeniesienie w okresie 10 lat od daty płatności końcowej dotacji działalności produkcyjnej poza obszar UE, też uznaje się naruszeniem zasady trwałości.  Zasada ta nie ma zastosowania do mikro, małych i średnich przedsiębiorstw.

Zachowanie okresu trwałości jest istotne dla beneficjenta, gdyż w przypadku wystąpienia jakichkolwiek nieprawidłowości skutkujących naruszeniem trwałości projektu, może nastąpić przesłanka do zwrotu środków otrzymanych na realizację projektu z odsetkami karnymi wraz z odsetkami liczonymi dla zaległości podatkowych.

Obowiązkiem beneficjenta jest również przechowywanie pełnej dokumentacji przez okres wskazany w umowie w siedzibie podmiotu, który realizował projekt. W przypadku kontroli trwałości projektu przeprowadzanej przez przedstawicieli instytucji, która udzieliła wsparcia, bądź Instytucji Zarządzającej programem a także przedstawiciel Unii Europejskiej, jeżeli zajdzie taka potrzeba, beneficjent ma obowiązek udostępniania wglądu do dokumentacji.

Zgłaszanie nieprawidłowości

Na stronie internetowej Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko na lata 2014-2020 udostępniony został formularz służący do informowania o występujących nieprawidłowościach lub nadużyciach w projektach współfinansowanych w ramach Programu. Narzędzie to zostało przygotowane przez Ministerstwo Rozwoju celem zwalczania nadużyć finansowych występujących w projektach współfinansowanych ze środków unijnych. Zgodnie z artykułem 125 pkt 4 (c) Rozporządzenia Parlamentu i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r., państwa członkowskie zobowiązane są do zwalczania nadużyć finansowych występujących w projektach współfinansowanych ze środków unijnych. Projekty powinny zostać realizowane w jawny, etyczny i przejrzysty sposób. Zaproponowane narzędzie przyczyni się do prawidłowej realizacji projektów.

Informacje o występujących nieprawidłowościach lub nadużyciach w projekcie powinny zostać przekazane przez przedstawicieli Instytucji Wdrażających oraz przez podmioty zaangażowane w realizację projektów.

W celu zgłoszenia nieprawidłowości lub nadużycia należy skorzystać z formularza dostępnego na stronie internetowej lub wysłać wiadomość elektroniczną na adres: nadużycia.POIS@mr.gov.pl

Treści publikowane w portalu dostępne są na warunkach określonych w licencji Creative Commons Attribution-Share Alike 3.0, z wyjątkiem przypadków gdy zastrzeżono inaczej.
Plac Trzech Krzyży 3/5, 00-507 Warszawa, email: me@me.gov.pl